3.3
Kongresový cestovní ruch - (Congress Tourism, MICE, Meeting industry)
Rostoucí potřeba výměny informací, které nelze získat jen studiem nových technologií, vyvolává potřebu organizovat odborné akce.
Kongresová turistika je specializovaná forma cestovního ruchu, která zahrnuje soubor činností zaměřených na výměnu vědeckých a odborných poznatků a zkušeností spojených s cestováním a pobytem lidí v kongresovém místě. Jedná se o cestovní ruch, jehož hlavní náplní je účast klientů na kongresu, sympoziu, popř. jiné akci a zároveň jsou s akcí spojeny i další služby.
Z kongresového cestovního ruchu profitují především ubytovací kapacity všech kategorií, cateringové společnosti, půjčovny aut, dopravní společnosti, zábavní a spotřebitelský průmysl. Účastníci těchto akcí jsou pro podnikatele v cestovním ruchu velmi žádanou klientelou, poněvadž disponují více volnými peněžními prostředky, poněvadž jsou na akci, kterou jim hradí zaměstnavatel. Jedna z dalších výhod je ta, že mnohé velké kongresové akce se konají v jiné sezónnosti než při standardních programech (hl. sezona je září, říjen březen, duben).
Charakteristika jednotlivých kongresových akcí:
- Kongres
- Konference
- Sympozium
- Seminář
- Veletrhy
- Výstavy
- Workshop
- Národní centrály, např. Agentura Czech Tourism
Workshop bývá více denní. První den je pro zahraniční nákupčí nabídnuta prohlídka míst, která se pak v dalších dnech nabízejí na workshopu, tj. nákupčí se zajedou podívat na Karlštejn, do Českého Krumlova a na další zajímavá místa.
Účastníky workshopů jsou na jedné straně vystavovatelé (ubytovací zařízení, lázeňské organizace, kongresoví organizátoři, silniční dopravci a další podnikatelé. Vystavovatelé platí za účast, cena se pohybuje podle druhu akce a bývá stanovena za 1m2 pronajaté plochy + vybavení stánku. Na druhé straně hovoříme o nákupčích, což jsou právě zahraniční výjezdové cestovní kanceláře, většinou s konkrétním zaměřením -na lázně, na střední Evropu…). Tito pak mohou přímo na workshopech podepsat kontrakty na další sezonu s podnikateli, kteří jsou na workshopech v roli vystavovatelů.
- Konkrétní organizace např. zahraniční lyžařské středisko v Alpách
Může být např. jen dopoledne, zahraniční provozovatelé vleků, hoteliéři a restauratéři a další podnikatelé z dané oblasti se spojí a zorganizují workshop:
- přímo u nich v středisku, kde je zároveň možnost konkrétního prohlédnutí areálu, nevýhoda- české cestovní kanceláře tam musí přijet
- pronajmou např. v Praze sál v hotelu a zde nachystají svou prezentaci střediska. Pozvou české výjezdové cestovní kanceláře, které nemusí jet až na místo do zahraničí a pokud mají zájem, mohou s podnikateli z Francie podepsat kontrakty přímo v Praze.
+
Obr. 10. Veletrh cestovního ruchu ITB Berlín
3.3.1
Pořádání kongresových akcí
Hlavní výhodou ČR z pohledu kongresového cestovního ruchu je její geografická poloha, s tím spojené dobré dopravní spojení a široká nabídka kulturních a historických památek. V dnešní době je již v ČR množství objektů, které jsou schopny nabídnout KCR (Kongresový cestovní ruch)na vyšší úrovni:
- Kongresové Centrum Praha
- téměř všechny 4 a 5 hvězdičkové hotely jsou zaměřeny a vybaveny také na pořádání kongresových akcí
- některé zámky (Židlochovice, Jemniště, Libochovice)
3.3.1.1
Podmínky pro poskytování kongresových služeb
- Image destinace (státu)
Pozitivní image je jedním z předpokladů pro úspěšnou kongresovou destinaci a zahrnuje celý komplex faktorů. K pozitivním faktorům patří politická stabilita, ekonomická vyspělost země a její kulturní a historické tradice, tradice vysoké úrovně poskytovaných služeb a opakovaná organizace významných akcí.
Negativní image potom prakticky vyřazuje destinaci ze soutěže o pořádání významných mezinárodních kongresových akcí. Jedná se např. teroristické akce, volební výsledky, živelné a ekologické katastrofy aj.
- Kongresová města
Na image destinace navazují města, v nichž se tyto akce konají. Pro jejich kategorizaci existuje řada kritérií. Kongresová města se dělí do tří skupin:
- Města první volby
- disponují ubytovací kapacitou 2-3 tisíc hotelových pokojů v kategorii 4 a 5 hvězdiček
- mají mezinárodní letiště s přiměřeným spojením do hlavních světových center
- mají jedno nebo více kongresových center
- nabízejí vhodné přírodní turistické atraktivity v dostupném okolí
- mají adekvátní rozsah stravovacích a zábavních zařízení
- nabízejí doprovodné služby v potřebné kvalitě
- Města druhé volby
- disponují ubytovací kapacitou 1-1,5 tisíc hotelových pokojů v kategorii 4 a 5 hvězdiček
- mezinárodní letiště je v dojezdové vzdálenosti 2 hodiny
- mají kongresové centrum
- nabízejí vhodné přírodní a turistické atraktivity v dostupném okolí
- mají adekvátní rozsah stravovacích a zábavních služeb v potřebné kvalitě.
- Města třetí volby
- disponují ubytovací kapacitou 0,5-1 tisíc hotelových pokojů v kategorii 4 a 5 hvězdiček
- mezinárodní letiště je v dojezdové vzdálenosti více než 2 hodiny
- mají kongresové centrum
- mají adekvátní rozsah stravovacích a zábavních zařízení
- nabízejí kompletní doprovodné služby v potřebné kvalitě.
- Místo konání
Kongresové služby vyžadují specifické podmínky pro svoji realizaci a místa jejich konání lze rozdělit do několika kategorií:
- Kongresová centra
Jsou určena pro pořádání velkých akcí. Jsou vybavována technologiemi tak, aby zajistila vysoké technické podmínky a maximální komfort pro účastníky kongresů. (hlavní a několik vedlejších jednacích sálů, místnosti pro relaxace, delegáty, personál, tiskové středisko, gastronomické zázemí).
- Hotely a hotelové komplexy
Liší se od kongresových center zejména velikostí konferenčních prostor. Jsou zpravidla vhodné pro pořádání středně velkých a menších akcí. Největší přednost je ta, že hotely nabízejí komfort konání pracovních aktivit spolu s ubytováním a stravováním.
- Vysoké školy a univerzity
Vysoké školy jako místo konání kongresů disponují zpravidla vhodnými konferenčními prostory spojenými s pedagogickým a vědeckým zázemím a dále propůjčují kongresu akademické renomé. Určitou nevýhodou je neexistující ubytovací zázemí a nedostatečné gastronomické zázemí.
- Specifická místa konání
Jedná se o místa, která většinou slouží jiným účelům, a pro kongresové akce jsou používána spíše výjimečně. Konání kongresu nebo jeho části v takových prostorech má za cíl navodit potřebnou atmosféru nebo využít místa a jeho symboliky pro zvýraznění akce. V těchto místech nelze vždy zajistit absolutně dokonalé technické podmínky pro akci, ovšem prestiž a výjimečnost místa konání převyšuje vliv ostatních okolností. V Praze jsou to např. tato místa: Pražský hrad, některé zámky.
- Telekongresy (videokonference)
V současné době jsou velmi populární tzv. telekongresy, při kterých na hlavní rokovací sál jsou zvukově a vizuálně napojené další sály ve vzdálenějších místech. Pro účastníky znamenají úsporu cestovného, pobytových výdajů, času a umožňují širokou účast.
3.3.1.2
Organizátoři kongresových akcí
Je potřeba vysoký standart všech služeb, což mnohým zájemcům o uspořádání kongresové akce – výrobním, obchodním, výzkumným a jiným organizacím - chybí. Proto existují specializované cestovní kanceláře a agentury, které se zabývají organizováním těchto akcí. Tyto CK jsou známy ve dvou kategoriích:
Professional Congress Organizer – PCO – Odborný organizátor kongresů
Congress Travel Agent – CTA – Kongresová cestovní agentura
- připravuje rozpočet
- navrhuje místo kongresu a jeho vybavenost
- zajišťuje služby ubytování, leteckou a pozemní dopravu, stravu během akce
- zajišťuje a koordinuje společenské programy a doprovodné akce
- zajišťuje rezervace účastníkům akce (eviduje přihlášky)
- řídí organizaci a průběh doprovodné výstavy, zabezpečuje sponzoring
- administrativně řídí průběh jednání v místě
- zajišťuje bezpečnost akce
Při veškeré své činnosti vychází PCO ze zadání objednatele kongresové akce, který se zpravidla přímo účastní řešení zásadních úkolů a trvale s PCO komunikuje.
PCO mají vlastní profesní asociaci IAPCO – International Association of Professional Congress Organizer. Tato celosvětová asociace sdružuje přibližně 500 členských organizací.
- zajišťuje služby ubytování a pozemní dopravu
- zajišťuje a koordinuje společenské programy a doprovodné akce
- zabezpečuje na základě zadání tisk a výrobu materiálů pro jednání a na základě objednávky konkrétní propagační aktivity
- zabezpečuje konzultace o destinaci
Úloha CTA při realizaci kongresové akce je limitovanější než PCO a v zásadě zajišťuje konkrétně zadané kongresové a další služby. PCO s CTA komunikuje jako se svým subdodavatelem.
V praxi se však hranice aktivit mezi PCO a CTA stírají a skutečná role organizátorů vychází z konkrétních podmínek každé akce.
Dosažení spokojenosti všech účastníků kongresové akce předpokládá zabezpečení nejen velmi zajímavého odborného programu, ale i zabezpečení vysokého standardu všech ostatních služeb, které s kongresovou akcí souvisí. Poněvadž zabezpečení všech služeb u akce, která má např. 5.000 účastníků vyžaduje dostatek zkušeností a profesionální přístup, zabezpečují tyto akce buďto samostatné cestovní kanceláře, které se zabývají pouze touto činností, např. www.exponet.cz nebo velké cestovní kanceláře, např. ČEDOK, a.s. nebo www.euroagentur.cz mají vytvořené samostatné specializované pracoviště.
Menší akce si mohou zařídit samy hotely, které také mají zřízeno vlastní obchodní oddělení, jež dokáže pro klienta zorganizovat některou z akcí MICE.
Ukážeme si postup všech činností, které musí specializovaná agentura zabezpečit pro zdárný průběh např. 4 denního kongresu pro zhruba 2.000 účastníků.
Objednatel - subjekt, který má zájem uskutečnit kongres a který připravuje odborný program.
Organizátor akce - specializovaná cestovní kancelář, většinou PCO, který zabezpečuje veškeré služby, které s akcí souvisí.
Plánování akce
Objednatel kongresové akce – buďto z firemního sektoru, tj. přímo výrobní, obchodní, vzdělávací nebo jiný subjekt nebo nějaké mezinárodní sdružení. Mezi objednatelem akce a jejím organizátorem (dále jen PCO) je uzavřena obchodní smlouva. Objednatel si vybírá (často v konkurzu) organizátora akce.
Objednatel rozhoduje na základě svých potřeb o cíli a věcném obsahu akce, přijímá rozhodnutí o počtu a struktuře účastníků, termínu a délce akce, o rozpočtu akce a finančním zajištění (sehnání sponzorů akce).
Příprava akce
Je nejdůležitější, mnohdy měsíce (někdy i roky) před začátkem kongresové akce začíná příprava akce. Příprava zahrnuje tyto činnosti:
- Příprava odborného programu a zpracování časového plánu
Objednatel určuje hlavní referáty, diskusní příspěvky včetně jejich rozsahu. PCO pak zpracovává program, který se zasílá účastníkům.
- Určení místa akce a výběr rokovacích místností
Podle zadání od organizátora, který určí základní charakter akce (především její velikost) PCO vybere místo konání. V našem případě by se vzhledem k předpokládanému počtu osob akce konala v Kongresovém centru v Praze.
Vybavenost technikou - závisí od druhu akce, objednatel je povinný vybavenost technikou přesně definovat, protože pronájem techniky je cenově náročný.
+
Zdroj: Autor keem1201, Pixabay.com, licence CC0.
Obr. 11. Rokovací místnost
- Zabezpečení dopravních, ubytovacích a stravovacích služeb
Dopravní služby
Dopravu do místa konání akce si platí účastníci sami, PCO pouze zařizuje dopravu v místě konání akce. Jedná se o zabezpečení případných transferů z letišť, vlakových nádraží, dále dopravu pro případné doplňkové služby – výlety pro účastníky popř. pro jejich doprovod.
Ubytovací služby
Účastníci akce si většinou ubytování platí sami, nebývá zahrnuto do účastnického poplatku. PCO však účastníkům akce nabízí a v případě zájmu rezervuje ubytování. Nabídka by měla být v různých kategoriích, aby si klienti mohli vybrat. Preferují se hotely vyšších kategorií. PCO zabezpečuje ubytování uzavíráním tzv.“Opčních smluv“ s dostatečným časovým předstihem.
Stravovací služby.
PCO zabezpečuje především stravování během dne. Snídaně a večeře bývají součástí hotelových služeb při ubytování. Pokud si organizátor přeje, součástí akce mohou být také slavnostní rauty nebo bankety.
- Zabezpečení doplňkového programu a doplňkových služeb
Doplňkový program je rovnocennou součástí odborného programu. Záleží na druhu kongresu - velké kongresy mohou mít mimořádné divadelní představení (opera, balet), nabídku individuálního zabezpečení lístků na kulturní a sportovní akce. S nabídkou je potřeba účastníky seznámit předem - vhodný oděv, obuv. Část doplňkového programu se hradí z účastnického poplatku, část je fakultativní.
- Cenová kalkulace včetně účastnického poplatku
Cenová kalkulace vyžaduje shromáždění potřebných podkladů o cenách (přesných nebo předběžných) a jejich zpracování do souhrnné kalkulace. Je potřebné ji zpracovávat s předstihem, její výsledek je podklad pro rozhodování objednatele o způsobu akce, je podklad pro stanovení výše účastnického poplatku - vložného.
Kromě účastnického poplatku si platí účastníci sami dopravu do místa konání, ubytování, část stravy a část nebo celý doplňkový program. V účastnickém poplatku je kalkulováno především s těmito náklady:
- nájem za pronájem rokovacích místností
- úprava interiéru rokovacích místností
- poplatky za případné zapůjčení a instalování techniky v rokovacích sálech
- mimořádné dopravné - transfer
- občerstvení během rokování
- péče o účastníky
- honoráře referujícím
- tisk písemných materiálů
- spoje a poštovné (pozvánky, telefon,)
- cestovní náhrady spojené s zařizováním
- vlastní náklady PCO související se zabezpečením akce
Některé položky (např. typ autobusu, doplňkové služby) umožňují variantní zpracování cenových kalkulací. Zdroj zisku PCO - přirážka k ceně.
Cenová kalkulace se děje ve značném časovém předstihu. Vysoké rezervy - akci prodraží, nedostatečné rezervy mohou neplánovaně snížit výnosy PCO.
Úlohou PCO je následně sledovat a zpracovávat přihlášky a avíza o platbách, urgence pozdních plateb od jednotlivých účastníků, zpracovávat seznamy, rezervovat ubytování, stravu, dopravu, zařizovat doplňkový program aj.
Sponzoring akce –PCO shání a následně nabízí firmám, které se zabývají výrobou výrobků nebo služeb, které jsou podobného charakteru jako probíhající kongres (výroba léků a lék. přístrojů) možnost prodejní prezentace svých výrobků v přilehlých místnostech.
- Příprava a tisk materiálů
Vytvoření a tisk materiálů se týká celé organizace akce, informování účastníků a propagace. Musí se vytvořit:
- V rámci přípravy akce
- V rámci realizace akce
- V rámci vyhodnocení akce
- Propagace akce
Rozsah propagace záleží na významu kongresové akce. Velké akce mají předem zřízeno tiskové středisko. Propagačními prostředky jsou především inzeráty v odborných časopisech, plošná reklama v mediích, cílená reklama (např. zdravotnický kongres v zdravotnických zařízeních, na vysokých školách apod.).
Činnost bezprostředně před začátkem akce a vlastní realizace akce.
Členové přípravného výboru objednatele a pracovníci PCO se před vlastním začátkem akce přesunou do místa konání akce. Zajistí si samostatné improvizované pracoviště, zřídí- kongresovou recepci, popř. informační centrum. Součástí přípravných prací je i kontrola rokovacích místností, zabezpečení doplňkových služeb.
Služby během akce
Příjezd účastníků - významné osobnosti vítá osobně objednatel. Na zvládnutí ubytování a informování velkého počtu účastníků je vhodné vytvořit vícero registračních míst, které:
- vedou evidenci účastníků
- rozdávají obaly s materiály k akci
- někdy rozdávají stravenky
- informují o programu, možnostech parkování, doplňkovém programu aj.
Během celé akce zodpovědní pracovníci PCO stále kontrolují připravenost střediska (např. stravovacího, obslužného), dohlížejí na včasné přistavování autobusů (přeprava účastníků, výlety). Hostesky stále opakují informace o denním programu, informace o počasí, o místě konání akce, o doplňkovém programu, o doplňkových službách ubytovacího zařízení, zajišťují telefonní seznamy, slovníky, jízdní řády aj. Služba v kongresové recepci musí být celý den.
Ukončení a vyhodnocení akce
Po ukončení rokování se rokovací místnosti odevzdávají majiteli, vrací se použitá technika. PCO kontroluje, odsouhlasí a následně platí došlé faktury za služby jednotlivým dodavatelům (cateringové společnosti, dopravci, platby hosteskám a jiné). Náklady na akci porovnávají s tržbami za účastnické poplatky.
Ve vztahu k objednateli PCO udělá závěrečné vyúčtování cenové kalkulace i s přihlédnutím na skutečný počet účastníků a domluvené storno podmínky.
Pracovníci PCO vždy po skončení akce posoudí její průběh a rekapitulují pozitivní a negativní zkušenosti, což přispívá k hladkému průběhu a realizaci další akce.