Na základě údajů od CK cenu stanovuje dopravce, pracovníci cestovních kanceláří by ovšem měli mít přehled, co tato cena obsahuje.

Ceny a podmínky nepravidelné autobusové přepravy jsou uvedeny v dohodě (smlouvě) mezi dopravcem a CK.

Každý dopravce má svou vlastní kalkulaci, která vychází z jeho vlastních nákladů na 1 km. Nejprve si určí výši svých fixních a variabilních nákladů.

Z těchto položek si určí dopravce tzv. tarif na 1 km jízdy a na čtvrthodinu čekání. Vzhledem k jednotlivým složkám nákladů se tarify liší podle typu a velikosti autobusu.

Např. autobus VOLVO:

30,- Kč na 1 km

28,- Kč na čtvrthodinu čekání.

Kalkulace dopravců je individuální záležitostí a jednotliví dopravci se mohou ve způsobu výpočtu ceny za dopravu lišit. Většinou dopravci používají tento způsob výpočtu ceny za dopravu:

Do kalkulace se zahrnují kilometry od okamžiku odjezdu vozidla z jeho stanoviště do jeho návratu (tzv. Přístavné km - např. dopravce z Frýdku-Místku jezdí pro Ostravskou cestovní kancelář, do počtu ujetých km si zahrne i cestu z Frýdku-Místku do Ostravy). Ve smlouvě může být uvedeno, že dopravce přístavné km nebude účtovat.

Počítá se za každý ujetý kilometr a navíc většinou + 5% na objížďky. Za dobu, kdy vozidlo stojí z příkazu cestovní kanceláře (klienti jsou na zámku), se počítá náhrada za čekání. Jednotlivé čekací doby zapisuje řidič do Záznamu o provozu vozidla, časy se sčítají a celková čekací doba se zaokrouhluje na čtvrthodinu. Náhrada čekací doby se nezahrnuje, zavinil-li čekání pracovník dopravce.

U několikadenních přeprav se také nepočítá za dobu od 18.00 do 6.00 hod. následujícího dne, stojí-li vozidlo v klidu. Pokud například čeká autobus na klienty před divadlem a v 22.00 hod. je veze do hotelu, tato doba se do čekání zahrnuje.

Určené km a čekání tvoří základ nabízené ceny, navíc může dopravce přičíst např. předpokládané parkovné.

Ubytování pro řidiče zařizuje a většinou má i v nákladech cestovní kancelář, diety řidičů v rámci tuzemských zájezdů nejsou další položkou, poněvadž dopravce má již ve svém tarifu zahrnutu položku “tuzemské diety”, tj. řidiči si vyúčtují cestovní náhrady u svého zaměstnavatele.

Jako příklad si uvedeme kalkulaci dopravce na zájezd, který vytvořila cestovní kancelář a dopravci zaslala svůj itinerář – program zájezdu.

Dopravce opět vychází z předpokládaného počtu ujetých km a čekání. Nejvýhodnější je, když cestovní kancelář zašle dopravci svůj itinerář zájezdu (plánovaný program), aby dopravce mohl vypočítat celkové km a dobu čekání. K těmto základním položkám pak dopravce přičítá jednotlivé poplatky v zahraničí.

např. nafta v ČR - 30,-- Kč (tato cena je v tarifu)

nafta v zahraničí 35,-- Kč (tj. 5,-- Kč připočítáváme ke kalkulaci)

Pokud cestovní kancelář nakupuje dopravu u dopravce, který má řidiče v zaměstnaneckém stavu, musí mu dopravce podle zákona zaplatit i stravné. Toto stravné se dělí na tuzemské a zahraniční. Tuzemské stravné dopravce nepřidává do kalkulace, poněvadž má již v hodnotě tarifu na 1 kilometr rezervu na vyplacení tohoto stravného řidičům.

V případě zahraničního zájezdu, kde mají řidiči nárok na zahraniční stravné, musí si dopravce tuto částku spočítat a přidává ji do kalkulace zájezdu.

Toto pravidlo by měly cestovní kanceláře znát a vědět, že stravné v cizí měně je poměrně vysoké a proto pokud mají účastníci v ceně zájezdu i stravování, měla by CK zabezpečit stejnou stravu i pro řidiče, poněvadž zaplacená strava je vždy levnější než vyplacené diety.

Pokud strava není v ceně zájezdu, pak řidič musí dostat diety a dopravce je započítá do ceny za dopravu. Výše stravného v cizí měně vychází ze zákona č. 119/1992 Sb. o cestovních náhradách, ve znění pozdější každoročně stanovené vyhlášce Ministerstva financí ČR o poskytování stravného v cizí měně při služebních cestách do zahraničí.

Jedná se o zabezpečení převozu účastníků CR do místa pobytu. Při první jízdě zpět a poslední jízdě tam je vozidlo neobsazeno, je prázdné, nemá koho odvést. V rámci kalkulace ceny dopravy se zde počítá s jednou prázdnou jízdou - tj. první jízda zpáteční a poslední jízda pro účastníky do místa pobytu.

Příklad: CK má v pobytovém místě nasmlouvaných 8 turnusů - 8 za sebou jdoucích týdnů. Dopravce si vypočítá cenu jedné jízdy tam a zpět na jeden turnus = 100.000,- Kč (počet km, doba čekání, poplatky v zahraničí, diety řidičů, hodnota druhého řidiče...).

900.000 Kč : 8 turnusů = 112.500 Kč cena za dopravu pro jeden turnus.

U leteckých zájezdů, kdy klienti létají tzv. charterovými lety (tj. letecké kyvadlo), platí to samé pravidlo - tj. první jízda tam a poslední jízda zpět se připočítává, poněvadž letadlo letí prázdné. Proto se někdy (pokud to dovolují geografické podmínky) používá kombinace silniční a letecké dopravy - tj. první turnus jsou klienti do místa pobytu dopraveni autobusem a nazpět letí letadlem, poslední turnus letí tam a zpět jedou autobusem. Tj. prázdná jízda je v hodnotě autobusu a ne letadla. Z toho také vyplývá, že cena prvního a posledního turnusu je podstatně nižší než cena ostatních turnusů.

Pravidelná i nepravidelná přeprava osob podléhá zdanění podle pravidel stanovených jednotlivými členskými státy, čili jinými slovy úseky přepravy uskutečněné na území jednotlivých států jsou zdaňovány příslušnou sazbou uplatňovanou členským státem, pokud přeprava není plněním osvobozeným od daně.

Podle § 570 zákona o DPH je přeprava osob mezi členskými státy a třetími zeměmi na území ČR osvobozena od daně s nárokem na odpočet daně.

Při přepravě osob pouze na území ČR podléhá nepravidelná doprava sazbě daně 21%.