Na trhu cestovního ruchu v oblasti zajišťování služeb zahraničním návštěvníkům v příjezdovém cestovním ruchu působí kategorie cestovních kanceláří, které se zabývají tvorbou a prodejem produktu do zahraničí.

Podstatou činnosti IA je nákup služeb v místě nebo regionu (ubytování, doprava, kulturní akce…) a následný prodej do zahraničí, kde odběratelem většinou není konečný zákazník, ale zahraniční velkoobchodník - touroperátor.

Základní myšlenka je ta, že IA zná místní prostředí a dokáže nejen zprostředkovat prodej služeb, ale také nabídnout zajímavý program (např. japonská outgoingová CK neví, jaké zajímavosti a kulturní památky jsou v ČR, proto jim česká IA nabídne zajímavý itinerář).

Pracují zpravidla na základě konkrétních objednávek zahraničních partnerů – touroperátorů. Tito si v požadavku na českou IA určí, které služby, v jaké kvalitě a v jaké cenové relaci by chtěli zabezpečit. Poněvadž česká IA zná trh v dané zemi a mnohdy již má kontrahovány partnery z řad dopravců a ubytovatelů, vytvoří nabídku, která se skládá z požadovaných služeb a zašle ji k posouzení a následnému schválení zahraničnímu partneru.

Zahraniční touropetátor koupí „celý balík“ služeb od české IA. Tento balík obsahuje např. ubytování, stravu, místního průvodce po Praze, vstup do Národního divadla, jednodenní výlet do Kutné Hory. K tomuto balíku přidá zahraniční CK jejich dopravu, pojištění účastníků a svého vedoucího zájezdu.

IA vlastně spojuje zahraniční touroperátory s dodavateli služeb cestovního ruchu na daném území. IA se ale především snaží získat zahraniční klienty k příjezdu do republiky. Mají sice sídlo např. v Praze, ale zároveň mohou prostřednictvím svých autorizovaných zástupců působit v řadě států, dále se účastní různých mezinárodních veletrhů cestovního ruchu, vydávají katalog, kde nabízejí služby českých poskytovatelů služeb, podávají informace o podmínkách cestovního ruchu v ČR (pasové, vízové, otevírací doba, měna, …).

Poněvadž většina českých CK uskutečňuje výjezdový CR, přiblížíme si činnost jedné z největších řeckých společností zabývajících se prodejem služeb na území Kréty, která může spolupracovat s českými kancelářemi.

Počet zaměstnanců této incomingové agentury je velmi rozdílný během kalendářního roku. Stálých zaměstnanců je šest, ale během letní sezóny, tj. od května do října, bývá jejich počet zhruba 50 osob. Mezi stálé zaměstnance patří:

Stálí zaměstnanci jsou pracovníci marketingu, kteří mají na starost především reklamu a zabezpečování smluv se zahraničními touroperátory na jedné straně a místními ubytovacími zařízeními a dopravci na straně druhé. Při svých cestách do zahraničí vyhledávají také nové delegáty a technické průvodce.

Další stálí zaměstnanci jsou pracovníci finančního oddělení, kteří kontrolují veškeré výdaje a příjmy IA, počítají a vyplácejí mzdy a hradí veškeré pohledávky vůči ubytovacím zařízením a místním dopravcům.

Mezi stálé zaměstnance patří také pracovník oddělení rezervací. Toto oddělení se v sezóně zvyšuje o další dva pracovníky.

Sezónní pracovníci jsou většinou delegáti, techničtí průvodci, pracovníci v oddělení transferů, pracovníci v půjčovnách aut a uklízečky v apartmánech a studiích.

Daná IA spolupracuje zhruba s více než 50 touroperátory z České republiky, Slovenska, Polska, Itálie, Švýcarska, Dánska, Anglie, Švédska, Ukrajiny a Ruska. IA pak pro touroperátory z těchto zemí zabezpečuje služby na území Kréty.

Činnost IA mimo sezónu

Mimo letní sezónu se IA prezentuje na veletrzích a workshopech v celé Evropě. Zde její pracovníci shánějí nové cestovní kanceláře. Dále pracovníci IA:

Činnost IA během sezóny

Krétská IA disponuje ubytovacími zařízeními po celé Krétě. Má smlouvy s více než stem ubytovacích zařízení od studií (jedna místnost s kuchyňským koutem), apartmánových domů (většinou dvě místnosti s kuchyňským koutem) až po tři až pěti hvězdičkové hotely.

S většinou ubytovacích zařízení má krétská IA uzavřenou smlouvu na určitou ubytovací kapacitu, tedy na allotment a tento je IA k dispozici. Kontrahovaná kapacita je u poměrně velkého počtu na všechny pokoje daného hotelu, u některých na polovinu pokojů a v dalších pouze na několik pokojů nebo apartmánů či studií.

Platební podmínka u většiny pokojů je „garance“ tj. platí po celou sezónu za všechny, a to i neobsazené pokoje. Z tohoto důvodu musí dobře zvažovat počet těchto pokojů. Ovšem díky garantovaným cenám může svým obchodním partnerům nabídnout výhodnější ceny.

S ostatními ubytovacími zařízeními má IA smlouvy postavené na dohodě určitého počtu pokojů, apartmánů či studií a platí pouze za skutečně obsazená místa, tj. forma tzv. opcí a v případě, že si klient žádá ubytování v ubytovacím zařízení, se kterým nemá IA uzavřenou smlouvu na allotment, je objednána ad hoc v objemu, který odpovídá požadavkům klienta.

Jakmile má IA uzavřeny smlouvy s jednotlivými ubytovacími zařízeními, může tyto kapacity nabízet zahraničním výjezdovým kancelářím a následně s nimi uzavřít smlouvy.

Pracují zde tři zaměstnanci a to pouze v letní sezóně, není třeba mít stálé zaměstnance. Transferem se myslí doprava klientů:

Transfery zabezpečují dva pracovníci. Další zaměstnanec má na starost uklízečky incomingové agentury a jejich dopravu na ubytovací zařízení, většinou do studií a apartmánových domů (hotely mají vlastní zaměstnance).

Delegáti jsou důležitým prostředníkem mezi klientem, cestovní kanceláří a danou destinací, ve které se nacházejí. Jsou zodpovědní za klientovu spokojenost. Klienti jsou do značné míry odkázáni pouze na svého delegáta, jelikož se nacházejí v cizí zemi a mnohdy se nedokážou ani domluvit.

Daná IA nasmlouvá delegáty a místní průvodce pro fakultativní výlety z řad domácích obyvatel, kteří samozřejmě umí jazyk klientů. Takto nasmlouvaní delegáti jsou pro výjezdové cestovní kanceláře levnější. Nemusí jim platit dopravu do destinace, ani ubytování a stravování. Platí pouze za jejich služby.

Příklad počtu kontrahovaných delegátů u jednotlivých národností: