Strukturu a průběh komunikace lze znázornit pomocí komunikačních modelů. Vzhledem k tomu, že pohled odborníků na komunikaci se postupně vyvíjel, v minulosti byly definovány tři základní komunikační modely.

Nejstarším pojetím komunikačního modelu je model lineární, který znázorňuje komunikaci jako jednosměrný proces. Podle tohoto modelu je mluvení a naslouchání striktně odděleno, tedy když jedinec mluví, nenaslouchá, a když naslouchá, nemluví. V tomto modelu není znázorněna vzájemná interakce, která probíhá například při dialogu. Na tomto principu komunikují například sdělovací prostředky (televize, rozhlas,…) a knihy. Jedná se o jednostrannou formu komunikace, tedy neúplnou, protože chybí zpětná vazba. Za lineární formu komunikace můžeme považovat třeba i autoritativní sdělení nadřízeného, na které podřízení nemají možnost reagovat.

Lineární model byl vystřídán modelem interakčním. Zde se pozice mluvčího a posluchače střídají. Mluvení a naslouchání je však stále považováno za oddělené. Když mluvčí mluví, posluchač pouze naslouchá a teprve potom reaguje na vyslechnuté sdělení. Příkladem může být komunikace ve firmě prostřednictvím intranetu.

Transakční model bere v úvahu, že každý jedinec je současně mluvčím i posluchačem. V okamžiku, kdy mluvčí sděluje, přijímá současně sdělení ze své vlastní komunikace a z reakcí posluchače. Komunikací můžeme měnit druhého člověka i sami sebe, naše myšlení a postoje. Je třeba vzít v úvahu, že ve stejném okamžiku, kdy se podílíme na komunikaci, jsme její součástí, ovlivňujeme druhé a ovlivňujeme i sami sebe [11].

Hlavními stranami při komunikaci jsou komunikátor (odesílatel, mluvčí) a komunikant (příjemce, posluchač). Za komunikační nástroj je považován komunikační kanál (médium), prostřednictvím kterého je sdělení předáno ke komunikantovi. V praxi může být použito více komunikačních kanálů najednou, například televize, rozhlas, internet atd. Hlavními komunikačními funkcemi jsou kódování, dekódování a zpětná vazba. Posledním, ale velmi důležitým prvkem v systému je komunikační šum. Mohou to být jiné zprávy, které komunikaci ruší, hluk, křik, ale třeba i velké horko v místnosti, které nás unavuje a tím snižuje naši schopnost vnímat.

Zdrojem sdělení je komunikátor, který na základě informací z okolí zakóduje sdělení do slov. Sdělení musí obsahovat všechny potřebné skutečnosti, které jsou nutné pro dosažení žádoucího efektu. Toto sdělení je pak odesláno vhodným komunikačním kanálem k příjemci sdělení, tedy komunikantovi. Komunikační kanál představují technické prostředky pro přenos signálu. Složitost přenosu sdělení je rozdílná a je závislá na vzdálenosti mezi komunikátorem a komunikantem (od několika metrů do tisíců kilometrů). Komunikačním kanálem může být například telefon, e-mail, oběžník, pracovní řád, školní řád, pracovní porada nebo můžeme komunikovat přímo z „očí do očí“, v tomto případě se jedná o hlasový kanál. Komunikant musí být schopný sdělení přijmout a dekódovat ho. Poté dává komunikátorovi zpětnou vazbu, že sdělení bylo přijato, zda mu bylo porozuměno a zda je ochota k realizaci. Rušivé faktory, které mohou sdělení zkreslit, se nazývají šumy.