Informační a rezervační systémy cestovního ruchu

Všechny hotelové systému fungují na podobné bázi, nabízejí podobné služby. My se blíže podíváme na funkčnost systému HotelWin, na konkrétním případu si ukážeme proces rezervace.

„Hotelový systém HotelWin je samostatný recepční – rezervační a ubytovací software s fakturací a pokladnou včetně EET určený pro ubytovací zařízení libovolné velikosti: hotely, penziony, ubytovny, motely, hostely. Zabezpečuje všechny činnosti a služby vykonávané pracovníky recepce a v maximální možné míře zjednodušuje, zpřehledňuje a tím zrychluje náročnou a často nepřehlednou evidenci rezervací, hostů, účtů hostů, denních přehledů, evidence přijaté hotovosti, přehledy přijaté a vrácené hotovosti a fakturace. Hotelový program HotelWin neobsahuje nadbytečné funkce, které především zbytečně navyšují cenu programu.“ [22]

Tento systém je velmi intuitivní z hlediska zvládnutí základních funkcí nových uživatelem. Jednoduché ovládání však není jeho jedinou výhodou, zde je přehled těch nejzásadnějších:

„Hotelový systém HotelWin je dodáván ve 2 variantách – HotelWin I – pro ubytovací zařízení do 25 pokojů a HotelWin II – pro ubytovací zařízení, která mají 26 a více pokojů. Hotelový systém HotelWin je postaven tak, aby byl velmi rychlý i při velkém objemu dat (uchovávání historie s okamžitým listováním v ní a neomezený předstih rezervací i pro ubytovací zařízení s velkým počtem pokojů).“ [22]

Mezi první úkony práce s rezervačním systémem je nastavení základních informací, jako jsou např. identifikační údaje hotelu, počet pokojů, případně rozpis budov, ve kterých se ubytovací kapacity nacházejí, včetně uvedení pater. Založení pokojů můžeme provést v záložce start, v „evidenci pokojů“. Je to velmi jednoduchý úkon, nové pokoje se vytvářejí pomocí ikony „nový“, zároveň můžeme využít kopírování stávajících údajů a pouze změnit jejich číselné hodnoty.

Jakmile máme doplněnou evidenci pokojů, musíme opět v záložce soubor „ceník ubytování“ nastavit konkrétní ceny pro různé typy pokojů. Zohlednit musíme i sezónnost nebo vybavení pokojů, které hraje roli při vytváření cenové politiky hotelu. Stejným způsobem funguje zadávání v „ceníku služeb“, kde má uživatel možnost doplnit jednotlivé služby typu lázeňský nebo místní poplatek, poplatek za buzení telefonem nebo doručení snídaně na pokoj, apod.

V sekci ubytování a záložce „kniha hostů“ máme možnost založit nového klienta. Doplníme údaje nezbytně nutné pro rezervaci pokojů a přiřadíme klientům volný pokoj na základě výběru s právě dostupných.

Veškerá činnost recepce se dá přehledně spravovat ve složce „ubytování“. V systému HotelWin existují dvě varianty založení rezervace klienta. Jak jsme si již ukázali na předchozím obrázku, tak krokem zavedení karty hosta jsme se dostali k samotné rezervaci pokoje. Přiřadili jsme klientům volný pokoj a máme možnost vybrat datum, rozsah stravování, účel pobytu, doplnit vhodnou poznámku k ubytování, například zajištění postýlky na pokoj apod.

Druhou variantou je v záložce „ubytování“ rozkliknout přímo termín ubytování, který klient požaduje, čímž se uživatel také dostane na kartu ubytování a může zadat požadované údaje jako je číslo pasu, adresa trvalého bydliště. Pokud požadovaný údaj není vyplněn, nemůžeme přejít k procesu ubytování hosta.

Jakmile máme zavedeny všechny údaje a klient se na základě předchozí rezervace dostavil v daný den na recepci, uživatel rezervačního systému si najde v kalendáři jméno hosta, doplní případně další údaje a převede stav zakázky z „rezervace“ na „ubytovaný host“

V tuto chvíli se pracovníkovi recepce otevírá několik možností, ať už se jedná o tisk souhlasu se zpracováním osobních údajů, doplnění údajů nebo přiřazení ceny ubytování, popř. placených ostatních služeb dle požadavku klienta.

V této fázi je možné ještě upravit údaje i údaje o cenách, stačí kurzorem najet do příslušného políčka, kde chceme hodnotu opravit. Stejně tak můžeme opravit například počet dní při službě buzení telefonem, pokud tato služba nebyla využívána po celou dobu pobytu.

V další fázi již můžeme vystavit účet, který bude obsahovat všechny položky, které klientovi byly připsány do karty jeho pobytu.

Po nevratné akci „provést“ je vystaven účet hosta. U takto vystavené účtenky evidujeme její pořadové číslo, které se automaticky načítá z již zadaných dat a nedá se zpětně změnit. Můžeme doplnit fakturační údaje dle zadání klienta. Upravit můžeme také možnost platby. Na výběr máme z platby v hotovosti, platebním příkazem, poštovním poukazem, inkasem apod. Pozor musíme dávat u platby v hotovosti, jakmile zadáme tento způsob platby, pak při potvrzení tlačítka „zaevidovat“ se automaticky účtenka odešle do systému EET.

Ve finální úpravě vzhledu faktury je možné přednastavit také logo firmy, úvodní i závěrečný text, doplnit razítko nebo podpis. Použitím tlačítka start můžeme fakturu odeslat na tiskárnu nebo si můžeme vystavit náhled faktury, jak dokládá následující obrázek.

Po vystavení faktury je nutné na kartě hosta převést daný případ do statusu „ukončené ubytování“. Je nutné brát v úvahu i fakt, že funkci vystavené faktury můžeme použít také pro klienta, který je ubytován dlouhodobě, a faktura za čerpané služby je mu vystavována průběžně. Při ukončení ubytování klienta je nutné převést ho do stavu „ukončené ubytování“.

V rámci přehledného kalendáře je možné se posouvat o 7 dní dozadu a dopředu nebo o 30 dní dozadu a dopředu. Na níže uvedeném obrázku vidíme přehledné označení rezervací, ubytovaných hostů nebo hosta, který své ubytování ukončil zaplacením účtu.

Tímto postupem jsme si ukázali jednoduchost a funkčnost systému pro konečného uživatele rezervačního systému HotelWin. Systém samozřejmě nabízí další širokou škálu funkcí pro jednotlivce hierarchii organizace. Pro naši praktickou ukázku ovladatelnosti systému postačí výše uvedený příklad od rezervace ubytování klienta, jeho příjezd, čerpání služeb až po vystavení účtenky a ukončení pobytu klienta.

Systém umožňuje rychlou orientaci díky různorodým možnostem vyhledávání, filtrace a výběrů konkrétních dat. Nabízí širokou databázi s kompletní historií používání systému od jeho samotného spuštění. Výstupem mohou být exporty seznamů dle různých kritérií, včetně jejich tisku. Jako příklad můžeme uvést výběr volných ubytovacích kapacit, obsazených lůžek, výpisy hostů, čerpaných služeb, fakturovaných částek, výpisy ubytovaných hostů pro cizineckou policii apod.

Provázaný je i systém účtenek, které vytvářejí evidenci pokladny s přehledem přijatých a vydaných hotovostních transakcí. Výhodné je spojení s ekonomickým softwarem AdmWin, díky kterému může hotel mít přehled o zaplacených fakturách, pokladní hotovosti, fakturaci a vedení celého účtu. K tomuto softwaru mohou větší či menší hotely zakoupit také software pro účetní programy, a to pro daňovou evidenci (AdmWin DE) nebo podvojné účetnictví (AdmWin PU), díky kterému může hotel vést řadu dalších evidencí, od skladu, přes majetek, až po korespondenci, knihu jízd či zpracování mezd.

Systém nabízí nepřeberné množství různých méně či více významných funkcí. K dispozici je uživatelům s platnou licencí neomezená technická podpora, možnost školení či servisu celého systému.

V této kapitole jsme si přiblížili jednotlivé moduly, které jsou součástí hotelových informačních systémů. Máme přehled o úskalích a výhodách pořízení hotelového systému a konkrétněji jsme si přiblížili postupy rezervace a ubytování klienta až do fáze jeho odchodu z hotelu na rezervačním systému HotelWin.