3.1
Stanovení cílů projektu – SMART
Při zadání, plánování a následné přípravě projektu je velice důležité přesně definovat a specifikovat jednotlivé cíle projektu.
Definice
Definice cíle projektu: jedná se žádoucí stav, ke kterému se organizace, skupina nebo i jednotlivec snaží realizací projektu dospět. Projektové cíle jsou důležité, jelikož ukazují směr, kterým je třeba postupovat. Cíl je tedy specifikace toho, co chci udělat (výstupy), co je účelem a k čemu přispěji (tzv. hierarchie cílů). Od cílů je nutné odlišovat vize.
Vize projektu: je zdrojem inspirace, zastřešuje cíle v nejobecnější rovině. Pokud je známá vize a cíle, je možné plánovat a připravovat projekt, který zahrnuje koordinované činnosti (aktivity) vedoucí k naplnění stanovených cílů.
Základní rozdělení cílů z hlediska organizace:
  1. Strategické cíle: jsou dlouhodobé a v obecné rovině, stanovuje je vedení organizace.
  1. Taktické cíle: vycházejí ze strategických cílů, konkrétnější, stanovuje střední management organizace.
  1. Operativní cíle: někdy také nazýváme specifické, jsou konkrétní, krátkodobé, jsou odvozeny od taktických cílů.
Hierarchie cílů z hlediska projektů:
  • Celkový cíl projektu – jedná se o širší dopad projektu (např. vyvinout novou technologii, systém či software).
  • Účel projektu – vyjadřuje krátkodobý dopad projektu (např. přilákat investory).
  • Výstup/výsledek projektu (např. zavedení technologie do zkušebního provozu v podniku).
Poznámka
Při stanovení cílů projektu je nutné dodržovat tyto zásady:
  • Každý projekt musí mít účel, smysl a musí být přínosem pro stanovenou cílovou skupinu.
  • Cíle projektu jasně specifikují, jak dojde ke zlepšení a ke změně po ukončení projektu.
  • Musí být jasně popsány výstupy projektu a související dodávky a služby.
  • U projektového cíle je nutné stanovit kritéria hodnocení úspěšnosti a způsob jeho naplnění.
  • Projektové cíle musí schválit zadavatel (žadatel projektu) i projektový tým před zahájením plánování a přípravy projektu.
Stanovení projektových cílů se řídí podle pravidel definovaný zkratkou „SMART“. Při věcném hodnocení projektových žádostí se velmi podrobně posuzuje, zda stanovené cíle projektu jsou SMART.
Definice
SMART je zkratkou anglických slov specific, measurable, achieveable/ acceptable, realistic/ relevant a time related/specific (shodou okolností smart znamená v angličtině chytrý, inteligentní).
Česky lze výše uvedené výrazy přeložit jako:
  • specifický,
  • měřitelný,
  • dosažitelný/akceptovaný,
  • relevantní nebo reálný,
  • časově vymezený.
Jedná se o souhrn pravidel, které umožňují správně a efektivně definovat cíle projektu.
Podle výše uvedené definice SMART musí být stanovené cíle projektu:
  • S (specifické): specifické, jasně definované, určité a konkrétní.
  • M (měřitelné): musí mít stanovenou cílovou hodnotu, která má být projektem dosažena a způsob jejího zjištění. To je důležité pro zjištění, zda cíle bylo dosaženo nebo ne.
  • A (akceptované): vzájemně odsouhlasené mezi vedením organizace a projektovým týmem a přiřaditelné konkrétním osobám.
  • R (reálné): realistické a relevantní vzhledem ke zdrojům nutným k jeho dosažení.
  • T (časově vymezené): cíl by měl být dosažitelný v daném čase a jeho plnění by mělo být v čase sledovatelné.
Zajímavost
Každý z projektových cílů by měl splňovat všechny výše uvedené vlastnosti, aby byl splnitelný a smysluplný. V případě, že tyto vlastnosti projektový cíl nesplňuje, je buď špatně definovaný nebo se jedná o obecně stanovený cíl projektu a je nutné k němu definovat dílčí specifické cíle, které budou SMART. V opačném případě nemůže projekt být schválen a podpořen v rámci zvoleného dotačního titulu. Správně nastavený cíl projektu je SMART.
+
5. Pravidlo SMART
Obr. 5. Pravidlo SMART
+
6. Specifikace SMART cílů
Obr. 6. Specifikace SMART cílů
Cíle projektu stanovené v rámci strukturálních fondů a dotačních titulů můžeme rozdělit na:
  1. Hlavní cíl projektu
Jedná se o cíl, který je v souladu s cílem dotačního titulu strukturálních fondů a zvoleného dotačního programu.
Doporučení pro stanovení:
  1. hlavní cíle zaměření strukturálních fondů, které budou realizací projektu dosaženy.
  1. vazba na programové dokumenty s uvedením priorit a opatření, v rámci kterých se bude projekt realizovat.
  1. Specifické cíle projektu (účel)
Doporučení pro stanovení:
  1. kvantifikovatelné,
  1. pro každý cíl je stanovena cílová hodnota, metody a způsoby měření dosažení těchto cílů,
  1. cíle koncipovat jako konkrétní přínosy, nikoli pouze ukazatele zisku či obratu,
  1. vyhnout se neurčitým, nejasným cílům (např. podpora technického rozvoje – tento cíl není měřitelný, počet jednotek ušetřené energie – tento cíl je měřitelný, ale nejedná se o výsledek projektu, nýbrž o výstup z projektu).
Zajímavost
Firmy a organizace při stanovování cílů často chybují. Buď cíle nejsou stanoveny vůbec, nebo jsou definovány nevhodně. Projektové cíle jsou naše vize, čeho chceme realizací projektu dosáhnout za ideálních podmínek. Skutečná realizace projektu má však svá rizika a omezení, s kterými nemusíme počítat. Proto se při plánování a přípravě projektu musíme vážně zabývat i analýzou rizik a způsobem jejich eliminace, abychom mohli stanovit proveditelnost projektu v rámci ekonomických, politických, organizačních a technických omezení.
Příklad
Příklad č. 1
Závěrem si ukažme příklad správně nastaveného cíle projektu žadatele (firmy) v rámci Operačního programu Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost (OPPIK).
Cílem projektu je rozšíření podnikatelské činnosti stavební firmy v roce 2020 o výrobu nových typů dřevovláknitých konstrukčních systémů určených pro výstavbu pasivních domů.
Cíl projektu splňuje charakteristiku SMART cíle následovně:
  • specifický – výroba nové konstrukčního systému individuálních proporcí zákazníka za účelem zvýšení konkurenceschopnosti a prestiže firmy,
  • měřitelný – splnění cíle bude možné poznat podle počtu postavených domů,
  • akceptovatelný – cíl projektu je náročný na splnění, ale vedení firmy je přesvědčeno, že to zvládne,
  • reálný – společnost má dostatečné vnitrofiremní zdroje pro splnění cíle projektu,
  • časově vymezené – firma chce projekt realizovat do roku 2020.